E-Mail Signatur – Ein paar Tipps & Regeln für den Alltag

Die meisten Menschen kennen Sie, die E-Mail Signatur, manche hassen sie, viele haben überhaupt keine und wenn, dann ist diese meist nicht korrekt. Da ich immer wieder merke, dass viele Menschen Unsicherheit verspüren rund um das Thema E-Mail Signatur hier mal ein paar Tipps und Regeln zum Thema E-Mail Signatur. Dies ist wohlgemerkt keine Rechtsberatung.

Wozu dient die E-Mail Signatur?

Angenommen wir schreiben einem Geschäftspartner und dieser hat Rückfragen – warum auch immer – dann könnte man sich ewig hin und her schreiben oder aber, man greift einfach mal zum Telefon und ruft kurz an. Dies ist aber nur möglich, wenn ich genau weiß mit wem ich Kontakt habe, dessen Funktion im Unternehmen kenne und wie ich die Person erreiche, sei es per Fax oder Telefon. Seit dem 1. Januar 2007 haben wir aber noch einen weiteren Aspekt, weshalb wir im kaufmännischen Schriftverkehr eine Signatur brauchen, denn das HGB, GmbHG und AktG wurden um entsprechende Paragraphen erweitert die uns vorschreiben, was gewisse Unternehmensformen im Mailverkehr für Pflichtangaben machen müssen. Kurz gesagt, die Signatur erleichtert uns die Kontaktaufnahme und bietet rechtliche Informationen über die Person der wir schreiben bzw. von der wir Mails erhalten. Aber fangen wir mal der Reihe an!

Was muss in einer Signatur enthalten sein?

Grundlegend sollten in der E-Mail Signatur folgendes Informationen zu finden sein:

  • ihr Name
  • ihre Funktion im Unternehmen
  • der Name des Unternehmens
  • ihre Anschrift
  • Telefon, Telefax sowie auf optional Mobil-Rufnummer
  • ebenfalls optional Ihre Internetpräsenz

Wichtig dabei sollte gerade in Unternehmen sein, dass alle Mitarbeiter eine einheitliche Signatur haben.

Wie sieht die Rechtslage aus?

Wie bereits geschrieben, muss im kaufmännischen Schriftverkehr seit 1. Januar 2007 einiges beachtet werden, sofern man zum Beispiel ein eingetragener Kaufmann ist, eine GmbH oder Aktiengesellschaft hat. Konkret sind hier folgende Angaben Pflicht

  • Firmenname und die Rechtsform also z.B. „Mäxchen Müller GmbH“
  • Standort des Unternehmens oder ggf. Ort der Niederlassung
  • Das zuständige Gericht inklusive Handelsregisternummer
  • Name des Vorstand, Aufsichtsrat / bei einer GmbH alle Geschäftsführer / beim e.K. der Inhaber
  • Umsatzsteuer Ident Nummer

Es sollte in jedem Fall darauf geachtet werden, dass diese Angaben gut lesbar sind, dass heißt im Klartext, die Finger von HTML E-Mails mit einer Signatur in Schriftgröße 6 lassen. Entsprechende Vorlagen findet man übrigens beim Heise Verlag.

Auf was sollte man sonst noch achten?

Ein weiterer  Tipp ist eine Trennung vom eigentlichen Text vorzunehmen, dies ist zum einen für die optische Trennung sehr gut und zum anderen können einige Programme dann die Signatur selber erkennen und diese beim antworten/zitieren selber ausblenden. Um diese Trennung zu realisieren reichen einfach zwei Bindestriche, also — und darunter kommt dann meist eine Grußformel (Mit frdl. Grüßen). Aussehen könnte das dann so:

--
Mit frdl. Grüßen

Mäxchen Müller

Die E-Mail Signatur zu Werbezwecken!?

Man kann die Signatur auch für Werbezwecke nutzen um Interesse zu wecken, wer einen Mode-Handel hat könnte zum Beispiel schreiben „Die neue Kollektion ist da – Besuchen Sie unseren Shop!“ natürlich dann entsprechend verlinken bzw. die URL angeben. Smilies und Zitate hingegen kann man machen, sollte man aber unterlassen, denn auf Dauer nervt das viele Leute und am Ende sollte man die Signatur auch nicht unnötig lang machen.

Mein Schlußwort wäre, dass man eventuell überdenken sollte, auch die eigene Mailadresse von der man an eine Person X schreibt in der Signatur zu hinterlassen. Für den Profi mag das totale unsinnig sein, leider ab zeugt die Realtität davon, dass es noch genug Menschen gibt, die weder den „Antworten-Button“ finden noch fähig sind, den Absender einer Mail zu erkennen.

Sebastian ist IT-Techniker sowie Berater aus Leidenschaft. Er betreibt einen Computerservice in Leipzig, bei dem die individuellen Wünsche & Visionen des Kunden im Mittelpunkt stehen.

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